Kaplan International English es lo que se denomina un “responsable del tratamiento de datos”. Esto significa que somos los responsables de decidir cómo conservar y utilizar su información personal. Al actuar como responsables del tratamiento de datos, la legislación vigente nos obliga a transmitir a cualquiera que nos facilite datos de carácter personal, ya sea de manera directa o a través de terceros, la información incluida en este Aviso de Privacidad.

Kaplan International English es el nombre comercial de Aspect International Language Academies Limited (Reg. No. 2162156 y domicilio social en Palace House, 3 Cathedral Street, London SE1 9DE, United Kingdom). Así pues, cuando en este Aviso de Privacidad mencionemos “Kaplan”, "nosotros", “nos” o “nuestro/a/os/as”, nos estaremos refiriendo a dicha empresa, la cual es la responsable del tratamiento de sus datos.

En Kaplan hemos designado a un delegado de protección de datos (DPO), encargado de supervisar todas aquellas cuestiones relativas a este Aviso de Privacidad. Si desea hacernos una consulta sobre el contenido de este aviso, incluidas aquellas peticiones para ejercer sus derechos legales de acceso, rectificación, cancelación y oposición, no dude en ponerse en contacto con nuestro DPO, cuyos datos le facilitamos a continuación.

Información de contacto

Nombre del DPO: Rachael Convery
Correo Electrónico: [email protected]
Dirección: Palace House, 3 Cathedral Street, London SE1 9DE, United Kingdom

Igualmente, usted tendrá derecho a presentar una reclamación en cualquier momento ante la Oficina del Comisionado de Información (ICO, por sus siglas en inglés), el organismo encargado de supervisar aquellos asuntos relativos a la protección de datos en el Reino Unido (www.ico.org.uk). No obstante, le agradecemos que, antes de recurrir al ICO, contacte primero con nosotros ante cualquier problema o incidencia.

Un dato de carácter personal es cualquier información relativa a una persona física a partir de la cual esa persona puede ser identificada. Su nombre, su dirección, su número de teléfono o el número de su cuenta bancaria son ejemplos de datos personales. No se incluyen en esta categoría los datos en aquellos supuestos en los que las referencias a una determinada identidad hayan sido eliminadas (datos anónimos).

En Kaplan nos comprometemos a cumplir con la Ley de protección de datos, según la cual, toda la información que recopilemos sobre usted habrá de ser:

• Utilizada de forma justa, legítima y transparente
• Recopilada únicamente para fines lícitos que hayan sido claramente explicados y nunca utilizada de manera incompatible con dichos fines.
• Pertinente y limitada a aquellos fines sobre los que has sido informado.
• Precisa y actualizada.
• Conservada únicamente durante el tiempo necesario para la consecución de los fines sobre los que has sido debidamente informado.
• Custodiada de forma segura.

Únicamente utilizaremos sus datos personales cuando la ley nos lo permita y, más comúnmente, en los supuestos siguientes:

• En cumplimiento de un contrato que hayamos formalizado con usted.
• Cuando sea necesario para cumplir con una obligación legal.
• Cuando sea necesario para nuestros intereses legítimos (o los de un tercero), en tanto estos no queden invalidados por sus propios intereses y derechos fundamentales.

También es posible que utilicemos sus datos personales en supuestos menos comunes, como los siguientes:

• Cuando sea necesario para la protección de sus intereses vitales o los de un tercero.
• Por razones de interés público o a efectos oficiales.

Como norma general, no nos acogemos al precepto legal del consentimiento expreso para el tratamiento de sus datos personales, salvo en relación con el envío de comunicaciones de marketing directo por correo electrónico. En este sentido, tiene derecho a retirar su consentimiento para el envío de este tipo de comunicaciones en cualquier momento poniéndose en contacto con nosotros.

Consultas

Cuando nos solicita información o nos hace llegar una consulta acerca de nuestros servicios y programas, podremos utilizar los datos personales que nos proporcione para responder a su consulta o a su solicitud de información. Entre nuestros intereses legítimos se encuentra el de utilizar sus datos personales de esta manera, a fin de que recibas la información que nos ha solicitado.

Solicitudes

Si nos hace llegar una solicitud bien sea para apuntarte en uno de nuestros programas o bien relativa a cuestiones de alojamiento, podremos recopilar datos personales como los siguientes:

• Datos de contacto, como por ejemplo su nombre, tratamiento, dirección, número(s) de teléfono y dirección(es) de correo electrónico.
• Fecha de nacimiento.
• Género.
• Nacionalidad y país de residencia.
• Número de pasaporte.
• Información sobre visados y estatus de residencia.
• Historial académico.
• Historial laboral.
• Situación económica.

Entre nuestros legítimos intereses se encuentra el de recopilar y utilizar la información anteriormente detallada para estudiar y procesar su solicitud.

Igualmente, es posible que, como parte de su solicitud, le pidamos información sobre cualquier condena penal que le pueda haber sido impuesta. Necesitamos hacer uso de esa información para cumplir con nuestras obligaciones legales.

Estudio y alojamiento

En el caso de que formalicemos un contrato contigo relativo a estudios o alojamiento, podremos recopilar datos personales adicionales, entre los que se incluyen:

• Información de su cuenta bancaria.
• Dirección de facturación.
• Información relativa medios de pago o tarjetas de crédito, necesaria para el procesamiento de sus pagos.

Esta información, junto con los datos personales facilitados en el momento de la realización de su solicitud, se utilizará para cumplir con los términos del contrato que hayamos formalizado con usted.

Igualmente, recopilaremos información adicional referente a visados y estatus de residencia, en la medida en que estamos obligados por la ley a hacer uso de dicha información.

Durante su período de estudio con nosotros, recopilaremos información sobre su experiencia y sus progresos académicos. No solamente lo hacemos para cumplir con los términos de nuestro contrato, sino también porque, dentro de nuestros intereses legítimos, se encuentra el de hacer uso de esta información para poder supervisar la correcta prestación de nuestros servicios.

También podremos recopilar datos personales relativos a su estado de salud, para así poder tomar las medidas que sean necesarias para garantizar su bienestar, o bien para realizar los ajustes que sean precisos en relación con su asistencia a las clases y el alojamiento facilitado. Hacemos uso de esta información no solo para cumplir con los términos del contrato suscrito, sino también para cumplir con nuestras obligaciones legales.

Por otra parte, podremos también recopilar sus datos personales en el supuesto de que otra persona le haya designado como contacto de emergencia. Haremos uso de esta información para proteger los intereses vitales del interesado.

En caso de que haya tramitado su solicitud a través de uno de nuestros agentes, podremos solicitarle que nos facilite sus datos personales, de acuerdo con las categorías anteriormente descritas.

Marketing

Cuando nos haya otorgado su consentimiento explícito, podremos hacer uso de sus datos personales para informarte sobre ofertas especiales o productos nuevos o existentes que consideremos de especial interés para usted. También podremos utilizar dichos datos para enviarle encuestas o cuestionarios, y así conocer mejor sus necesidades e intereses.

En caso de que prefiera no recibir este tipo de comunicaciones, no tiene más que hacer clic en alguno de los enlaces que incluimos en todos nuestros mensajes de marketing y que le permitirían darse de baja, o bien ponerse en contacto con nosotros utilizando los datos facilitados en este Aviso de Privacidad.

Fines comerciales internos

Podremos utilizar sus datos personales con fines comerciales internos. Se trata de uno de nuestros intereses legítimos, el cual nos permite ejercer nuestras actividades empresariales y supervisar y mejorar los servicios que prestamos. Siempre que sea posible, preservaremos el anonimato de estos datos. Para mayor información, no dude en contactar con nosotros utilizando los datos facilitados en este Aviso de Privacidad.

Interacciones y tecnologías automatizadas

Al navegar por nuestra página web, podremos recopilar de manera automática datos técnicos sobre su equipo informático, así como también aquellos relativos a sus hábitos y patrones de navegación. Recopilamos esta información mediante la utilización de cookies y otras tecnologías similares. Para más información, consulte la política de cookies incluida en nuestra web.

Qué ocurre si no nos facilita sus datos personales

Siempre que, por ley o en cumplimiento de los términos del contrato suscrito contigo, sea necesario recopilar sus datos personales y estos no se nos faciliten en tiempo y forma, no podremos formalizar el contrato que hayamos o estemos en proceso de suscribir con usted (como por ejemplo facilitarte determinados productos o servicios). En estos casos, puede ocurrir que nos veamos obligados a cancelar el producto o servicio que haya contratado con nosotros, si bien, llegado el caso, se lo notificaríamos a su debido tiempo.

Es posible que compartamos sus datos con terceras partes cuando así lo determine la ley, cuando sea necesario para cumplir lo estipulado en el contrato suscrito con usted, o cuando exista un interés legítimo en ello.

Entre estas terceras partes se encuentran:

• Nuestros proveedores de servicios: podremos compartir sus datos personales con otras empresas que proporcionen determinados servicios en nuestro nombre. Entre estos servicios se encuentran el procesamiento de pagos, la prestación de servicios al cliente y la asistencia de marketing, la realización de análisis comerciales y de ventas y el soporte a nuestra página web u otras funcionalidades informáticas. Estos proveedores tendrán (o se les facilitará) acceso a sus datos personales con el único propósito de proporcionar los servicios anteriormente descritos, tanto de forma directa como en nuestro nombre. En cualquier caso, Kaplan seguirá siendo la entidad responsable del tratamiento de sus datos personales.
• Nuestros socios y colaboradores: podremos compartir sus datos personales con las universidades que colaboren en nuestros programas o también con la entidad o entidades con las que hayamos suscrito un contrato relativo a su programa de estudios.
• Agentes: en caso de que hayas tramitado su solicitud a través de uno de nuestros agentes, podremos compartir con él sus datos personales.
• Padres y tutores legales: si tiene menos de 18 años, podremos compartir sus datos personales con sus padres o tutores legales no solo para ejecutar lo estipulado contractualmente, sino también para cumplir con nuestras obligaciones legales o proteger sus intereses vitales.
• Otras empresas del grupo Kaplan: podremos compartir sus datos personales con otras empresas o entidades pertenecientes al grupo Kaplan como parte de nuestras actividades periódicas de presentación de informes de rendimiento, en el contexto de una reorganización empresarial o de una reestructuración de nuestro grupo, y también cuando sea necesario para el mantenimiento de sistemas o el alojamiento de datos.
• Organismos oficiales: también podremos compartir sus datos personales cuando así nos lo exija un organismo oficial o bien para cumplir, de cualquier otro modo, con la legislación vigente.
• Otros: podremos compartir su información personal con terceras partes en contextos tales como la venta de nuestra empresa. También es posible que necesitemos compartir sus datos personales para permitirnos buscar posibles compensaciones o limitar aquellos daños y perjuicios que debamos soportar.

Dado que somos un grupo con presencia internacional que cuenta con empleados, empresas y proveedores de servicios repartidos por todo el mundo, es posible que tengamos que transmitir los datos personales que nos proporcione a países no pertenecientes al denominado Espacio Económico Europeo (EEE).

Las leyes de protección de datos en estos territorios pueden no ser tan exhaustivas ni proporcionar el mismo grado de protección a sus datos personales como la legislación de los países del EEE. En estas circunstancias, tomaremos las medidas necesarias para garantizar que el tratamiento de sus datos personales se realice siguiendo las directrices descritas en este Aviso de Privacidad. Entre estas medidas se encuentran cuantos mecanismos contractuales sean necesarios. Para mayor información, no dude en ponerse en contacto con nosotros utilizando los datos facilitados en este Aviso de Privacidad.

En Kaplan hemos tomado las medidas necesarias para prevenir la pérdida accidental de sus datos personales, el acceso a ellos o su utilización sin autorización, así como también cualquier tipo de alteración o divulgación de los mismos. Además, hemos limitado el acceso a su información personal únicamente a aquellos empleados, proveedores de servicios, socios, colaboradores, agentes y terceros que puedan tener un interés legítimo en ellos. Todas estas entidades procesarán su información personal bien siguiendo nuestras instrucciones al respecto, bien de acuerdo a lo acordado previamente y estarán, en cualquier caso, sujetos al deber de confidencialidad.

Igualmente, hemos implementado procedimientos necesarios para hacer frente a cualquier sospecha de violación de la seguridad de sus datos y pondremos en su conocimiento y en el de las autoridades reguladoras competentes cualquier supuesta infracción cuando así lo determine la ley.

Únicamente conservaremos sus datos personales durante el tiempo necesario para cumplir con los fines para los que estos que hayan sido recopilados, incluidos los relacionados con el cumplimiento de cualquier requisito legal, contable o informativo. Para determinar el período de conservación más adecuado para sus datos personales, atenderemos a la cantidad, naturaleza y sensibilidad de los mismos, al riesgo potencial que supondría su divulgación o su uso no autorizado, así como también a la naturaleza de los fines para los que sus datos han sido recopilados, la posibilidad de alcanzar dichos fines por cualquier otro medio y a los requisitos legales aplicables. Para mayor información, no dude en ponerse en contacto con nosotros utilizando los datos incluidos en este Aviso de Privacidad

Es importante que la información personal de la que dispongamos sobre usted sea veraz y se encuentre actualizada. Por favor, manténganos al tanto de cualquier cambio que se produzca en la misma mientras se prolongue nuestra relación contractual.

En determinadas circunstancias pondremos mantener el anonimato de sus datos personales, de manera que estos no puedan ser directamente asociados contigo. En ese caso, podremos hacer uso de dichos datos sin necesidad de notificártelo posteriormente.

Bajo determinadas circunstancias, la ley te garantiza los siguientes derechos:

• Derecho de acceso a sus datos personales, el cual le permite obtener una copia de los datos personales que sobre su persona obren en nuestro poder y también comprobar que su tratamiento se realiza conforme a la ley.
• Derecho de rectificación de sus datos personales. Este derecho te permitirá solicitarnos la corrección de cualquier dato personal que resulte incompleto o erróneo.
• Derecho de cancelación de sus datos personales, el cual le permite solicitarnos la eliminación o borrado de sus datos personales cuando no exista una razón que justifique la continuidad en su procesamiento por nuestra parte. Igualmente, tiene derecho a solicitarnos su eliminación o borrado cuando haya ejercido el denominado “derecho de oposición” (véase apartado siguiente).
• Derecho de oposición , que le permitirá que no se lleve a cabo el tratamiento de sus datos de personales, o que se cese en el mismo, cuando no sea necesario su consentimiento para el tratamiento, como consecuencia de la concurrencia de un motivo legítimo y fundado, referido a su concreta situación personal, que lo justifique. Igualmente, podrá ejercer este derecho cuando el tratamiento de sus datos tenga por finalidad la realización de acciones de marketing.
• Derecho a la restricción del procesamiento de sus datos personales. Este derecho le permitirá solicitarnos la suspensión del procesamiento de sus datos cuando, por ejemplo, desee que verifiquemos su veracidad o determinemos la razón que justifique su procesamiento.
• Derecho a solicitar la transmisión de sus datos a terceros.

Si desea revisar, verificar, corregir o solicitarnos la eliminación de sus datos personales, así como ejercitar su derecho de oposición o solicitarnos la transmisión a un tercero de una copia de sus datos personales, no dude en ponerse en contacto con nosotros utilizando los datos incluidos en este Aviso de Privacidad.

Coste de acceso

En condiciones normales, no tendrá que abonar ninguna tasa para poder acceder a sus datos personales (así como tampoco para ejercer cualquiera de los derechos anteriormente descritos). No obstante, es posible que le solicitemos el pago de una cantidad razonable si su solicitud de acceso resultase infundada o excesiva. Igualmente, en tales circunstancias, nos reservamos el derecho de rechazar su solicitud.

Qué información necesitamos

Es posible que le solicitemos información específica que nos ayude a confirmar su identidad y garantizar así su derecho de acceso a sus datos personales (o cualquiera de los derechos anteriormente citados). Se trata de una medida de seguridad para garantizar que sus datos personales no le sean revelados a cualquier persona que no tenga derecho a recibirlos.

Derecho de revocación del consentimiento

En aquellos supuestos en los que nos haya otorgado su consentimiento para la obtención, el tratamiento y la transmisión de sus datos para un fin específico, tendrá derecho a revocar dicho consentimiento en cualquier momento del proceso. Para ejercer su derecho de revocación, por favor contacta con nosotros utilizando los datos que se facilitan en este Aviso de Privacidad. Una vez que la revocación nos haya sido notificada, cesaremos en el tratamiento de sus datos para el fin o fines inicialmente acordados, a menos que contemos con una base legal que nos permita continuar con dicho tratamiento.

Nos reservamos el derecho de actualizar este Aviso de Privacidad en cualquier momento, y pondremos a su disposición un nuevo Aviso de Privacidad cuando realicemos cualquier actualización sustancial. Ocasionalmente, podremos facilitarle por cualquier otra vía información relativa al tratamiento de sus datos personales.