Kaplan International Languages agit comme gestionnaire de données. Ceci implique que nous sommes chargés de décider de la manière dont nous conservons et utilisons les données sur votre personne. Lorsque nous agissons en tant que gestionnaire de données, sous sommes tenus, au regard de la législation en matière de protection des données, de communiquer directement ou par l'intermédiaire d'une tierce partie à toute personne nous fournissant des données personnelles les informations figurant dans cette Déclaration de confidentialité.

Kaplan International Languages est la dénomination commerciale de la société Aspect International Language Academies Limited (numéro d'immatriculation 2162156, siégeant Palace House, 3 Cathedral Street, London SE1 9DE, United Kingdom). Ainsi, lorsque « Kaplan », « nous », « nous » ou « notre/nos » est mentionné dans cette Déclaration, il est fait référence à cette société responsable de la gestion de vos données.

Nous avons désigné un responsable de la protection des données (RPD), chargé de coordonner les questions relatives à cette Déclaration de confidentialité. Si vous avez des questions au sujet de cette Déclaration de confidentialité, y compris des demandes relatives à l'exercice de vos droits, veuillez prendre contact avec le RPD dont voici les coordonnées :

Coordonnées

Nom du RPD : Rachael Convery
Adresse électronique : [email protected]
Adresse postale : Palace House, 3 Cathedral Street, London SE1 9DE, United Kingdom

Vous avez à tout moment le droit de déposer une plainte auprès du Bureau du Commissaire à l'information (ICO), l'autorité d'application des lois en matière de protection de la vie privée au Royaume-Uni (www.ico.org.uk). Nous vous serions cependant reconnaissants de nous donner l'occasion de répondre à vos préoccupations au préalable. N'hésitez donc pas à nous contacter avant d'effectuer toute démarche.

Les données personnelles regroupent toutes les informations concernant une personne physique identifiée ou identifiable. Votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone et votre numéro de compte bancaire sont des données personnelles. Il ne s’agit pas des données dépourvues d’informations permettant d'identifier la personne (données anonymes).

Nous nous engageons à respecter la loi relative à la protection de la vie privée. Cette législation précise que les informations que nous détenons sur votre personne doivent être :

• utilisées loyalement, licitement et de manière transparente ;
• recueillies uniquement à des fins légitimes qui vous ont été clairement exposées et ne pas être utilisées à l'encontre desdites finalités ;
• pertinentes aux fins qui vous ont été décrites et se limiter strictement à celles-ci ;
• exactes et faire l'objet de mises à jour ;
• conservées uniquement pendant le délai strictement nécessaire aux finalités mentionnées ;
• conservées en toute sécurité.

Nous utiliserons vos données personnelles dans la limite autorisée par la loi. Généralement, nous avons recours à vos données personnelles lorsqu'une des situations suivantes se présente :

• lorsque nous devons exécuter un contrat conclu avec vous ;
• pour satisfaire une obligation légale ;
• lorsque nos intérêts légitimes (ou ceux d’une tierce partie) l’impliquent et que vos propres intérêts et droits fondamentaux ne prennent pas le pas dessus.

Nous sommes également susceptibles d'utiliser vos données personnelles dans les situations (moins fréquentes) suivantes :

• lorsque nous devons protéger vos intérêts vitaux (ou ceux d'une autre personne) ;
• pour des raisons d'intérêt public ou à des fins officielles.

En règle générale, le consentement ne forme pas, pour Kaplan, une base juridique pour le traitement de vos données personnelles dans un cadre autre que celui de l'envoi direct de communications publicitaires par e-mail. Concernant ce type de communications, vous pouvez à tout moment exercer votre droit de retrait de consentement en nous contactant.

Demandes

Lorsque vous nous adressez des demandes d'informations ou nous soumettez des questions sur l'un de nos services ou programmes, nous pouvons être amenés à utiliser les données personnelles collectées pour y répondre. Il est dans nos intérêts légitimes d'utiliser de cette manière vos données personnelles afin que vous puissiez recevoir les informations demandées.

Inscriptions

Si vous faites une demande de participation à l'un de nos programmes ou d'hébergement, nous sommes susceptibles de recueillir les catégories suivantes de données à caractère personnel :

• coordonnées telles que : nom, titre, adresses, numéros de téléphone et adresses e-mail personnelles ;
• date de naissance ;
• sexe ;
• nationalité et pays de résidence ;
• numéro de passeport ;
• informations sur les visas et statut de la personne sur le territoire ;
• formation ;
• expérience professionnelle ;
• renseignements relatifs au financement.

Il est dans nos intérêts légitimes de rassembler et d'utiliser les informations pré-citées dans le cadre de l'évaluation et du traitement de votre inscription.

Nous pouvons également vous demander de mentionner d’éventuelles condamnations pénales antérieures dans votre dossier d’inscription. Ce type d'informations est nécessaire afin de nous conformer à nos obligations légales.

Études et hébergement

Lorsque nous concluons un contrat d'études ou d'hébergement avec vous, nous pouvons être amenés à recueillir des informations supplémentaires vous concernant, notamment :

• numéro de compte bancaire ;
• adresse de facturation ;
• numéro de carte de crédit ou autres informations de paiement pour valider votre achat.

Nous aurons recours à ces informations, tout comme aux données personnelles qui nous ont été adressées au moment de l'inscription, pour exécuter le contrat conclu avec vous.

D'autres données personnelles relatives à votre demande de visa et à votre statut sur le territoire seront également collectées, car nous sommes légalement obligés de les obtenir.

Au cours de votre programme, nous collecterons des informations sur vos acquis académiques et votre progression. Cette démarche nous permet de mener à bien le contrat qui nous lie à vous. Il est également dans nos intérêts légitimes d'utiliser ces données personnelles pour contrôler nos prestations de services.

Des données personnelles propres à votre état de santé peuvent aussi être recueillies afin de prendre des dispositions appropriées et de procéder à des aménagements utiles et d’optimiser ainsi votre bien-être, votre participation ou votre hébergement. Nous utilisons ce type d'informations dans le cadre de l'exécution du contrat établi avec vous et de la satisfaction aux obligations légales.

Par ailleurs, nous pouvons recueillir des informations sur votre personne si vous êtes désigné(e) par un individu comme contact en cas d'urgence. Ces informations sont utilisées lorsque les intérêts vitaux de l'individu en question sont en jeu.

Si vous avez recours à un agent pour gérer votre inscription ou votre participation à notre programme, nous sommes susceptibles de recueillir de la part de celui-ci les catégories de données à caractère personnel citées précédemment.

Marketing

Dans les domaines concernés par votre consentement explicite, nous pouvons être amenés à utiliser vos données personnelles pour vous informer d'offres spéciales et de services nouveaux ou existants que nous estimons intéressants pour votre profil ou vous envoyer des enquêtes ou questionnaires de façon à mieux connaître vos besoins et centres d'intérêt.

Si vous préférez ne pas recevoir de messages à caractère commercial, veuillez suivre les liens de désabonnement présents dans chacun d'eux ou nous contacter aux coordonnées mentionnées dans cette Déclaration de confidentialité.

Activités commerciales internes

Nous pouvons également être amenés à utiliser vos données personnelles à des fins d'activités commerciales internes. Ceci fait partie de nos intérêts légitimes d'entreprise pour le contrôle et l'amélioration de nos services. Ces informations seront rendues anonymes, dans la mesure du possible. Si vous souhaitez obtenir davantage d'informations, n'hésitez pas à nous contacter aux coordonnées mentionnées dans cette Déclaration de confidentialité.

Technologies ou interactions automatisées

Lorsque vous visitez notre site Internet, nous pouvons être amenés à collecter automatiquement des données techniques sur votre équipement, vos actions et habitudes de navigation. Cette collecte s'effectue par l'intermédiaire de cookies et d'autres dispositifs technologiques similaires. Pour en savoir plus, veuillez consulter notre Politique concernant les cookies, disponible sur notre site Internet.

Refus de communication des données personnelles

Dans les cas où la loi ou le contrat qui nous lie nous impose d'obtenir de vous des données personnelles et en cas de refus de communication de ces données, nous ne serons pas en mesure d'exécuter le contrat établi (ou en cours d'établissement) avec vous (p. ex. : fourniture de biens ou de services). Dans ce contexte, nous pourrions devoir résilier votre accès à un produit ou service dont vous bénéficiez. Ceci fera l'objet d'une notification à ce moment-là.

Nous pouvons être amenés à partager vos données personnelles avec des tierces parties si des dispositions légales nous y obligent, si le contrat établi avec vous l'impose ou dans les cas où un intérêt légitime existe.

Ces tierces parties peuvent être :

• Nos prestataires de services : Vos données personnelles peuvent être partagées avec d'autres entreprises dans le cadre de l'accomplissement de prestations de services en notre nom, notamment pour le traitement des paiements, la mise à disposition d'un service à la clientèle et d'une assistance en matière de marketing, la réalisation d'analyses des activités et des ventes et le soutien à la fonctionnalité de notre site Web et du système informatique. Ces autres entreprises peuvent avoir un accès à vos données personnelles aux seules fins des services pour lesquels nous les avons sollicitées. Kaplan contrôle les données et reste responsable du traitement des données personnelles.
• Nos partenaires commerciaux : Nous pouvons également être amenés à partager vos données avec des partenaires universitaires ou votre parrain avec lequel nous avons signé un contrat dans le cadre de votre programme d'études.
• Agents : Si vous avez recours à un agent pour assurer votre inscription ou votre participation à notre programme, nous sommes susceptibles de lui communiquer vos données personnelles.
• Parents et tuteurs : Si vous êtes mineur(e) (moins de 18 ans), nous sommes susceptibles de partager vos données personnelles avec vos parents ou tuteurs qui seront nécessaires au traitement de votre inscription, aux obligations légales et , le cas échéant, à vos intérêts vitaux.
• Autres filiales du groupe Kaplan : Nous pouvons être amenés à divulguer vos données personnelles à d'autres filiales de notre groupe dans le cadre de l'établissement de rapports sur le rendement de l'entreprise si une réorganisation des activités, une restructuration du groupe a lieu ou encore lors de la maintenance du système et de l'hébergement de données.
• Autorités de régulation : Nous sommes susceptibles de communiquer vos données si une autorité de régulation l'exige ou que la loi l'impose.
• Autres : Nous pouvons être amenés à divulguer vos données personnelles à d'autres tierces parties dans le cas d'une éventuelle vente de nos activités. Un partage de vos données personnelles peut également survenir afin de nous permettre de trouver des solutions aux problèmes ou limiter les dommages que nous pourrions subir.

En tant qu'entreprise d'envergure internationale disposant d'employés, de filiales et de prestataires de services partout dans le monde, nous pouvons être amenés à transférer vos données personnelles dans d'autres pays situés en dehors de l'Espace économique européen (EEE).

Les lois sur la protection des données de ces pays peuvent ne pas être aussi exhaustives que celles de l'EEE et ne pas garantir un niveau de protection de vos données personnelles similaire. Kaplan prendra toutes les mesures nécessaires pour garantir la conformité du traitement de vos données personnelles à la présente Déclaration. Ces démarches comprendront des mécanismes contractuels appropriés. Si vous souhaitez obtenir davantage d'informations, n'hésitez pas à nous contacter aux coordonnées mentionnées dans cette Déclaration de confidentialité.

Kaplan prend toutes les mesures nécessaires visant à protéger les données personnelles collectées contre toute perte accidentelle, toute utilisation ou tout accès non autorisé(e), toute altération ou divulgation. Par ailleurs, nous limitons l'accès aux renseignements personnels vous concernant à nos employés, nos prestataires de services, nos partenaires commerciaux, nos agents et à d'autres tierces parties ayant un besoin légitime d'en prendre connaissance. L'ensemble de ces parties traitera vos données personnelles sur nos instructions, sauf accord contraire. Chacune d'elles est soumise à un devoir de confidentialité.

Nous avons mis en place des procédures permettant de faire face à tout type d'atteinte à la sécurité des données. Vous et l'autorité de régulation serez informés de toute violation supposée, lorsque la loi nous l'oblige.

Nous conserverons vos données personnelles aussi longtemps qu'elles seront nécessaires pour atteindre les fins justifiant leur collecte, y compris pour satisfaire aux exigences légales, comptables ou aux obligations relatives à l'établissement de rapports. Afin de déterminer un délai adéquat de conservation des données personnelles, nous tenons compte du volume, de la nature et de la sensibilité des données personnelles, des risques éventuels de préjudices pouvant résulter de l'utilisation ou de la divulgation frauduleuse de vos données personnelles, des finalités auxquelles est destiné le traitement de vos données personnelles et de la possibilité d'atteindre ces objectifs par d'autres moyens, ainsi que des exigences fixées par la loi. Si vous souhaitez obtenir davantage d'informations, n'hésitez pas à nous contacter aux coordonnées mentionnées dans cette Déclaration de confidentialité.

Il est essentiel que les informations personnelles que nous possédons sur vous soient exactes et actuelles. Veuillez nous informer de toute modification apportée à vos données personnelles au cours de la relation de travail qui nous lie.

Dans certains cas, nous pouvons être amenés à rendre vos données personnelles anonymes afin qu'elles ne puissent plus permettre à quiconque de les associer à votre identité. L'utilisation de vos données sous cette forme peut avoir lieu sans aucune autre notification.

Dans certaines circonstances, vous disposez d'un droit :

• d'accès à vos données personnelles (requête d'accès aux données personnelles). Cette démarche vous permet d'obtenir une copie des informations personnelles que nous détenons sur vous et de vérifier que celles-ci sont traitées en toute licéité.
• de correction des informations personnelles que nous détenons sur vous. Cette démarche vous permet de corriger ou de compléter les informations que nous détenons sur votre personne.
• d'effacement de vos données personnelles. Ce droit vous autorise à nous demander de supprimer ou de retirer des données personnelles vous concernant si aucun motif ne justifie la poursuite de leur traitement. Vous êtes également en droit de nous demander de supprimer ou de retirer les données personnelles pour lesquelles vous vous êtes opposé(e) au traitement (voir ci-dessous).
• d’opposition au traitement de vos données personnelles basé sur un intérêt légitime (ou ceux d’une tierce partie). Ce droit s'applique seulement si votre situation justifie ce souhait. Vous pouvez également exercer ce droit dans le cadre du traitement des informations sur votre personne à des fins de prospection directe.
• de restriction du traitement de vos données personnelles. Cette démarche consiste à nous demander de suspendre le traitement des données personnelles vous concernant, notamment si vous souhaitez que nous en établissions l'exactitude ou le motif de leur traitement.
• de transfert de vos données personnelles à un tiers.

Si vous souhaitez examiner, vérifier, corriger ou demander la suppression de vos données personnelles, vous opposer à leur traitement ou demander le transfert de leur copie à un tiers, veuillez nous contacter aux coordonnées mentionnées dans cette Déclaration de confidentialité.

Gratuité de l'accès à vos informations

L'accès à vos données personnelles s'effectue sans aucuns frais (tout comme l'exercice de tout autre droit). Toutefois, nous sommes susceptibles de vous facturer des frais raisonnables si votre demande d'accès est manifestement infondée ou excessive. À défaut, nous pouvons refuser de satisfaire votre demande dans ces circonstances.

Informations susceptibles de vous être demandées

Nous pourrions nécessiter de votre part des informations précises visant à valider votre identité et à garantir votre droit d'accès aux informations (et l'exercice de tout autre droit). Il s'agit d'une mesure de sécurité supplémentaire destinée à éviter que des informations personnelles ne soient divulguées à des personnes non autorisées à les recevoir.

Droit de retrait de consentement

Dans les circonstances pour lesquelles vous avez consenti à la collecte, au traitement et au transfert de vos données personnelles à une fin particulière, vous avez le droit de révoquer à tout moment votre consentement à ce traitement précis. Pour révoquer votre consentement, veuillez nous contacter aux coordonnées mentionnées dans cette Déclaration de confidentialité. Dès que nous aurons reçu votre déclaration de révocation de consentement, nous cesserons de traiter vos données personnelles aux fins convenues initialement, à moins que nous disposions d'une autre légitimité pour poursuivre leur traitement.

Nous nous réservons le droit de modifier à tout moment la présente Déclaration. Nous vous en fournirons une nouvelle version dans le cas de mises à jour majeures. De temps à autre, nous sommes également amenés à vous informer, d'une autre manière, du traitement de vos données personnelles.