Kaplan International English jest „administratorem danych”. Oznacza to, że jesteśmy odpowiedzialni za decyzje dotyczące sposobu przechowywania i wykorzystywania informacji osobowych na Twój temat. Działając jako administrator danych, jesteśmy zobowiązani przepisami dotyczącymi ochrony danych do informowania osób, które przekazują nam swoje dane osobowe, w sposób bezpośredni lub poprzez osoby trzecie, o naszej polityce prywatności.

Kaplan International English to nazwa handlowa Aspect International Language Academies Limited (numer firmy: 2162156; siedziba: Palace House, 3 Cathedral Street, London SE1 9DE, United Kingdom). Określenia “Kaplan”, "my” lub "nasz” (wraz z odmianą) w niniejszym dokumencie odnoszą się do tej właśnie firmy, która ponosi odpowiedzialność za przetwarzanie Twoich danych.

Mamy wyznaczonego inspektora ochrony danych (DPO: Data Protection Officer), który jest odpowiedzialny za rozstrzyganie kwestii związanych z niniejszą polityką prywatności. W razie jakichkolwiek pytań dotyczących naszej polityki prywatności, w tym wszelkich żądań i wniosków służących dochodzeniu swoich praw, prosimy o kontakt z inspektorem ochrony danych:

Dane kontaktowe

Imię i nazwisko inspektora: Rachael Convery
Adres e-mail: [email protected]
Adres pocztowy: Palace House, 3 Cathedral Street, London SE1 9DE, United Kingdom

Masz prawo w każdej chwili złożyć skargę do Biura Komisarza ds. Informacji (ICO: Information Commissioner's Office) – brytyjskiego organu nadzorczego zajmującego się sprawami związanymi z ochroną danych (www.ico.org.uk). Będziemy jednak wdzięczni za wcześniejsze skontaktowanie się z nami i umożliwienie nam rozstrzygnięcia wszelkich problemów i wątpliwości zanim zdecydujesz się skierować sprawę do ICO.

Dane osobowe to wszelkie informacje dotyczące osoby, dzięki którym tę osobę można zidentyfikować, czyli na przykład: imię i nazwisko, adres, numer telefonu i numer konta bankowego. Danych osobowych nie stanowią dane, z których usunięto tożsamość podmiotu (tzw. dane anonimowe).

Zobowiązujemy się przestrzegać przepisów prawa dotyczących ochrony danych. Przepisy te nakazują, aby informacje osobowe, które przechowujemy na Twój temat:

• Były wykorzystywane zgodnie z prawem, uczciwie i w jasno określony sposób;
• Były zbierane tylko w uzasadnionych celach, które zostały Tobie jasno przedstawione, i nie były wykorzystywane w sposób niezgodny z przeznaczeniem;
• Były adekwatne do celów, o których Cię poinformowaliśmy, i wykorzystywane wyłącznie w tych celach;
• Były prawidłowe i aktualne;
• Były przechowywane tylko tak długo, jak to potrzebne dla celów, o których Ciebie poinformowaliśmy;
• Były przechowywane bezpiecznie.

Zobowiązujemy się wykorzystywać Twoje dane osobowe jedynie wówczas, gdy pozwala nam na to prawo. Najczęściej będziemy je wykorzystywać w następujących okolicznościach:

• Kiedy musimy wywiązać się ze zobowiązań umowy zawartej pomiędzy nami a Tobą;
• Kiedy musimy wypełnić obowiązek prawny;
• Kiedy wymagają tego nasze uzasadnione interesy (lub interesy osób trzecich) i nie narusza to Twoich interesów i podstawowych praw.

Możemy również wykorzystywać Twoje dane osobowe w poniższych sytuacjach, które zdarzają się nieco rzadziej:

• Kiedy musimy chronić Twoje (lub czyjeś) istotne interesy;
• Kiedy wymaga tego interes publiczny lub cele urzędowe.

Z reguły Twoja zgoda nie stanowi podstawy prawnej do przetwarzania danych osobowych z wyjątkiem zgody na bezpośrednie przesyłanie informacji marketingowych drogą mailową. Masz prawo w dowolnej chwili skontaktować się z nami i wycofać zgodę na przetwarzanie Twoich danych w celach marketingowych.

Zapytania

Kiedy wysyłasz do nas zapytanie lub prośbę o udzielenie informacji na temat naszych usług i programów, możemy wykorzystać Twoje dane w celu spełnienia prośby lub udzielenia odpowiedzi na zadane pytanie. Wykorzystywanie Twoich danych w ten sposób leży w naszym uzasadnionym interesie, ponieważ dzięki temu możemy udzielić Ci informacji, o które prosisz.

Aplikacje

Kiedy składasz aplikację, aby uczyć się w ramach oferowanego przez nas programu albo w związku z zakwaterowaniem, możemy zebrać następujące dane osobowe na Twój temat:

• Twoje dane kontaktowe takie jak: imię i nazwisko, tytuł, adresy, numery telefonów oraz prywatne adresy e-mail;
• Data urodzenia;
• Płeć;
• Narodowość i kraj zamieszkania;
• Numer paszportu;
• Informacje wizowe i status imigracyjny;
• Historia wykształcenia;
• Historia zatrudnienia;
• Informacje o funduszach.

Gromadzenie i wykorzystanie powyższych informacji leży w naszym uzasadnionym interesie, ponieważ dzięki temu możemy rozpatrzeć i przetworzyć Twoją aplikację.

Możemy również poprosić Cię o ujawnienie informacji o karalności w ramach procesu aplikacji. Potrzebujemy tych informacji, aby spełnić nasze obowiązki względem prawa.

Nauka i zakwaterowanie

Kiedy zawieramy z Tobą umowę dotyczącą nauki lub zakwaterowania, możemy zebrać dodatkowe dane osobowe na Twój temat, w tym:

• Dane dotyczące konta bankowego;
• Adres do wystawienia faktury;
• Dane karty kredytowej i inne informacje dotyczące płatności potrzebne do obsługi płatności.

Te informacje, podobnie jak dane osobowe przekazane nam w procesie aplikacji, zostaną wykorzystane celem wywiązania się ze zobowiązań umowy zawartej pomiędzy nami a Tobą.

Aby spełnić nasze obowiązki względem prawa, musimy również zebrać dane osobowe dotyczące składanych wniosków o wizę i statusu imigracyjnego.

W trakcie kursu będziemy gromadzić informacje dotyczące czynionych postępów i doświadczenia wyjazdu. Zbieranie tych danych służy wywiązaniu się przez nas ze zobowiązań umownych, jak również leży w naszym uzasadnionym interesie, gdyż pozwala kontrolować jakość usług, jakie Tobie świadczymy.

Możemy też gromadzić dane osobowe dotyczące Twojego stanu zdrowia, aby podjąć stosowne działania i zapewnić Ci odpowiednie warunki w zakresie opieki, uczestnictwa w kursie i zakwaterowania. Wykorzystujemy te informacje, aby wywiązać się z naszych zobowiązań umownych względem Ciebie i wypełnić nasze obowiązki względem prawa.

Możemy też zbierać Twoje dane osobowe, jeżeli wskazano Ciebie jako osobę do kontaktu w nagłych wypadkach. Wykorzystujemy te informacje, ponieważ leży to w istotnym interesie osoby wskazującej.

Jeżeli w procesie aplikacji na kurs korzystasz z pomocy pośrednika, możemy zebrać wspomniane wyżej dane osobowe od Twojego pośrednika.

Marketing

W przypadku, gdy otrzymaliśmy od Ciebie wyraźną zgodę, możemy wykorzystywać Twoje dane osobowe do przesyłania informacji o naszych ofertach specjalnych oraz o nowych i dotychczasowych usługach, które w naszym uznaniu mogą Cię interesować. Możemy też przesyłać ankiety i kwestionariusze, aby dowiedzieć się, czego potrzebujesz lub co Ciebie interesuje.

Jeżeli nie chcesz otrzymywać tych informacji, zrezygnuj z subskrypcji przy pomocy linków znajdujących się w przesyłanych wiadomościach marketingowych lub skontaktuj się z nami, korzystając z danych kontaktowych w niniejszym dokumencie.

Wewnętrzne cele biznesowe

Możemy też wykorzystywać Twoje dane osobowe, aby realizować nasze wewnętrzne cele biznesowe. Leży to w naszym uzasadnionym interesie, gdyż pozwala prowadzić działalność biznesową oraz kontrolować i podnosić jakość świadczonych przez nas usług. Jeżeli to tylko możliwe, zebrane informacje zostają przetworzone w celu zachowania anonimowości. Aby uzyskać więcej informacji, skontaktuj się z nami, korzystając z danych kontaktowych w niniejszym dokumencie.

Zautomatyzowane technologie i interakcje

Kiedy korzystasz z naszej strony, możemy automatycznie zgromadzić dane techniczne Twojego urządzenia, informacje dotyczące działań użytkownika wyszukiwarki oraz wzorców wyszukiwania. Powyższe dane osobowe gromadzimy przy użyciu plików cookie i innych zbliżonych technologii. Więcej szczegółów znajdziesz w naszej polityce dotyczącej plików cookie na stronie Kaplan.

Jeżeli nie przekażesz nam swoich danych

W sytuacji, gdy gromadzenie danych osobowych wynika ze zobowiązań względem prawa albo z naszych zobowiązań umownych, a Ty nie przekażesz nam tych danych, kiedy o nie poprosimy, możemy nie być w stanie wypełnić umowy, którą zawarliśmy lub próbujemy z Tobą zawrzeć (na przykład, odnośnie dostawy towarów i świadczenia usług). W takim przypadku możemy być zmuszeni anulować dany towar lub usługę, które mieliśmy Tobie zapewnić. Otrzymasz wówczas od nas stosowne powiadomienie.

Możemy przekazać Twoje dane osobom trzecim, kiedy jest to wymagane przez prawo, konieczne do wywiązania się z naszych zobowiązań umownych względem Ciebie lub leży w naszym uzasadnionym interesie.

Do osób trzecich można zaliczyć:

• Nasi usługodawcy: Możemy przekazać Twoje dane innym firmom, które świadczą niektóre usługi w naszym imieniu. Te usługi mogą dotyczyć obsługi płatności, obsługi klienta, pomocy w zakresie marketingu, przeprowadzania analiz biznesowych i analiz sprzedaży oraz wsparcia przy prowadzeniu strony internetowej i w zakresie technologii informacyjnej. Twoje dane osobowe mogą być przekazane lub dostępne dla naszych usługodawców wyłącznie w celu świadczenia nam lub w naszym imieniu wspomnianych wyżej usług. Kaplan jest administratorem danych i pozostaje odpowiedzialny za Twoje dane osobowe.
• Nasi partnerzy biznesowi: Możemy przekazać Twoje dane osobowe naszym uczelniom partnerskim lub Twojemu sponsorowi, z którym zawarliśmy umowę dotyczącą Twojego kursu.
• Pośrednicy: Jeżeli korzystasz z pomocy pośrednika, aby wypełnić aplikację lub podjąć naukę na naszym kursie, możemy przekazać Twoje dane osobowe Twojemu pośrednikowi.
• Rodzice i opiekunowie prawni: Jeżeli nie masz ukończonych 18 lat, możemy przekazać Twoje dane osobowe Twoim rodzicom lub opiekunom prawnym celem wywiązania się z naszych zobowiązań umownych, spełnienia obowiązków względem prawa i jeżeli leży to w Twoim istotnym interesie.
• Inne podmioty w grupie Kaplan: Możemy przekazać Twoje dane osobowe innym podmiotom w grupie Kaplan w ramach regularnie składanych raportów dotyczących działalności firmy, w procesie reorganizacji firmy lub restrukturyzacji w grupie, przy korzystaniu z usługi konserwacji systemów oraz hostingu danych.
• Inspektorzy: Możemy przekazać Twoje dane osobowe, jeżeli wymaga tego inspektor lub jest to naszym obowiązkiem względem prawa.
• Inni: Możemy przekazać Twoje dane osobowe innym osobom trzecim, na przykład podczas sprzedaży działalności, jeżeli taka sprzedaż nastąpi. Możemy też przekazać Twoje dane osobowe w ramach poszukiwania dostępnych rozwiązań i ograniczenia strat, jakie możemy ponieść.

Prowadzimy działalność międzynarodową, a nasi pracownicy, podmioty oraz usługodawcy działają na całym świecie, dlatego potrzebujemy przesyłać dane osobowe, które nam przekazujesz, za granicę, również poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).

Przepisy dotyczące ochrony danych w tych krajach mogą nie być tak obszerne i nie zapewniać ochrony danych osobowych w takim samym stopniu jak przepisy w ramach EOG. W takich przypadkach podejmiemy należyte kroki, aby Twoje dane były zbierane, przetwarzane i wykorzystywane zgodnie z niniejszą polityką prywatności. Kroki te obejmują odpowiednie mechanizmy umowne. Aby uzyskać więcej informacji, skontaktuj się z nami, korzystając z danych kontaktowych w niniejszym dokumencie.

Powzięliśmy należyte środki bezpieczeństwa, aby zapobiec przypadkowej utracie, nieautoryzowanemu dostępowi i wykorzystaniu, zmianie lub wyjawieniu Twoich danych osobowych. Ponadto udostępniamy Twoje dane osobowe tylko tym pracownikom, usługodawcom, partnerom biznesowym, pośrednikom i innym osobom trzecim, które w sposób uzasadniony potrzebują mieć dostęp do tych informacji. Przetwarzają oni Twoje dane osobowe wyłącznie na nasze polecenie lub w ramach innych ustaleń i są zobowiązani do zachowania poufności.

Wdrożyliśmy już procedury obowiązujące w przypadkach, kiedy zachodzi podejrzenie naruszenia zasad poufności i poinformujemy Ciebie oraz odpowiedniego inspektora o podejrzeniu naruszenia tych zasad, jeżeli wymaga tego prawo.

Zachowamy Twoje dane osobowe tylko tak długo, jak wymagają tego cele, w których te dane zebraliśmy, w tym wymogi prawne oraz działalność rachunkowo-księgowa i raportowa. Aby ustalić odpowiedni okres przechowywania danych osobowych, bierzemy pod uwagę: ilość, charakter i wrażliwość zebranych danych; potencjalne ryzyko szkody wywołanej nieautoryzowanym użyciem lub wyjawieniem danych; cele, w których przetwarzamy Twoje dane, oraz to, czy możemy osiągnąć te cele drogą alternatywną; a także obowiązujące przepisy prawa. Aby uzyskać więcej informacji, skontaktuj się z nami, korzystając z danych kontaktowych w niniejszym dokumencie.

Ważne jest, żeby przechowywane przez nas dane osobowe na Twój temat były prawidłowe i aktualne. Uprzejmie prosimy o informowanie nas o wszelkich zmianach w Twoich danych w okresie współpracy i kontaktów z nami.

Niekiedy zebrane przez nas informacje na Twój temat zostają przetworzone w celu zachowania anonimowości i nie dają się dłużej identyfikować z Twoją osobą. Możemy wtedy wykorzystywać te dane bez informowania Ciebie o tym.

W określonych okolicznościach masz ustawowe prawo, żeby:

• Żądać dostępu do Twoich danych osobowych (jest to prawo dostępu przysługujące osobie, której dane dotyczą). Możesz dzięki temu otrzymać kopię danych osobowych, jakie przechowujemy na Twój temat, i sprawdzić, czy przetwarzamy te dane zgodnie z prawem.
• Żądać sprostowania Twoich danych osobowych. Możesz dzięki temu prostować wszelkie nieprawdziwe informacje, jakie przechowujemy na Twój temat, lub uzupełnić informacje niekompletne.
• Żądać usunięcia Twoich danych osobowych. Możesz dzięki temu zażądać, żebyśmy skasowali lub usunęli Twoje dane osobowe, kiedy nie ma już należytych podstaw do dalszego przetwarzania tych danych. Możesz również zażądać od nas skasowania lub usunięcia Twoich danych po skorzystaniu z prawa sprzeciwu na przetwarzanie danych (patrz poniżej).
• Sprzeciwić się przetwarzaniu Twoich danych osobowych w sytuacjach, kiedy przetwarzamy Twoje dane, powołując się na swój uzasadniony interes (lub interes osoby trzeciej), a Ty z jakichś względów nie zgadzasz się z tą przesłanką. Możesz też sprzeciwić się przetwarzaniu przez nas Twoich danych osobowych bezpośrednio w celach marketingowych.
• Żądać ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych. Możesz dzięki temu zażądać od nas zawieszenia procesu przetwarzania Twoich danych osobowych, żeby na przykład sprawdzić prawidłowość danych lub cele, w jakich są przetwarzane.
• Żądać przesłania Twoich danych osobowych innemu podmiotowi.

Jeżeli chcesz przeczytać, sprawdzić, poprawić lub usunąć Twoje dane osobowe, sprzeciwić się ich przetwarzaniu lub zażądać przesłania kopii Twoich danych innemu podmiotowi, skontaktuj się z nami, korzystając z danych kontaktowych w niniejszym dokumencie.

Opłata

Możesz bezpłatnie korzystać z dostępu do Twoich danych osobowych (oraz z innych przysługujących Ci praw). Jednakże możemy pobrać adekwatną opłatę, jeżeli Twoje żądanie dostępu nie ma należytych podstaw lub jest na wyrost. W takich przypadkach możemy też odmówić realizacji żądania.

Potrzebne informacje

Możemy zażądać od Ciebie konkretnych informacji, aby potwierdzić Twoją tożsamość i upewnić się, że masz prawo dostępu do danych (oraz że możesz skorzystać z innych przysługujących Ci praw). Jest to środek bezpieczeństwa mający zapobiegać wyjawieniu informacji osobowych osobom nieuprawnionym.

Prawo do wycofania zgody

W przypadku wcześniejszego wyrażenia zgody na zbieranie, przetwarzanie i przekazywanie danych osobowych w określonym celu, masz prawo w dowolnej chwili wycofać swoją zgodę na przetwarzanie danych w tym konkretnym celu. Aby wycofać swoją zgodę, skontaktuj się z nami, korzystając z danych kontaktowych w niniejszym dokumencie. Kiedy zostaniemy przez Ciebie poinformowani o wycofaniu zgody, zaprzestaniemy przetwarzania informacji na Twój temat w celu lub celach, co do których początkowo otrzymaliśmy Twoją zgodę, chyba że w świetle prawa istnieją uzasadnione podstawy do dalszego przetwarzania danych.

Zastrzegamy sobie prawo do aktualizowania niniejszej polityki prywatności w dowolnym czasie. Otrzymasz informację o nowej polityce prywatności, jeżeli zajdą znaczące zmiany. Możemy też od czasu do czasu informować Cię innymi drogami o przetwarzaniu Twoich danych osobowych.